Protocol Expertisekamers NRBI

1. Inleiding

1.1 Dit Protocol is een Protocol als bedoeld ter ontwikkeling van dienstverlening binnen de kaders van de Stichting Nederlands Register Bouwkundig Inspecteurs (NRBI).

1.2 In aanvulling op het bepaalde in artikel 1.1 wordt verstaan onder Voorzitter, de voorzitter van een Expertisekamer.

1.3 Dit Protocol geldt voor iedere Expertisecommissie, tenzij daarvan in dit Protocol uitdrukkelijk wordt afgeweken.

2. Instelling en samenstelling

2.1 Een Expertisekamer bestaat uit een voorzitter en expertise-commissie leden.

2.2 Binnen expertisekamer is de voorzitter een Rbi-er een gecertificeerd Register Bouwkundig Inspecteur.

2.3 Draagvlak: Binnen de expertisekamer kunnen/mogen maximaal 2 leden toetreden die niet geregistreerd zijn als lid binnen het NRBI. Deze leden zijn experts die direct en/of indirect te maken hebben met expertises die behandeld worden binnen de expertisekamers. Te denken aan intermediairs, bedrijven of afgevaardigde van een bedrijf, brancheorganisaties. Deze hebben een adviserende rol binnen de expertisekamer.

2.4 Het bestuur NRBI, Voorzitters van de expertisekamers en commissie leden mogen het externe lid voorstellen. Het bestuur NRBI neemt het advies aan en neemt hierin het (eind)besluit. De expertisekamers hebben een adviserende rol naar het bestuur.

2.5 Indien er een vacature ontstaat in een Expertisecommissie of voorzitterschap binnen de expertisekamer informeren de commissie leden/ Voorzitter van de desbetreffende Expertisecommissie terstond het Bestuur van het NRBI. De desbetreffende Expertisecommissie zal vervolgens één of meer Geregistreerde en gecertificeerde Register Bouwkundig Inspecteurs binnen de expertisekamer of een vertegenwoordiger uit de markt vragen. Hierbij valt te denken aan een intermediair of partij die direct te maken heeft met de expertise binnen de expertisekamer voordragen ter benoeming om in de vacature te voorzien. De voordracht is niet bindend. Het Bestuur zal vervolgens met bekwame spoed zorgdragen voor de benoeming van het voorgestelde lid of zelf zorgdragen voor een nieuw lid van de desbetreffende Expertisecommissie in desbetreffende expertisekamer ter invulling van bedoelde vacature.

2.6 Het bestuur NRBI kan bij oprichting leden en/of voorzitter toewijzen.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel wordt – voordat de Expertisecommissie uit zijn midden de Voorzitter aanwijst – de Bestuur NRBI in de gelegenheid gesteld een aanbeveling te doen aan de desbetreffende Expertisecommissie.

2.7 Indien sprake is van langdurige ziekte kan het bestuur van het NRBI voor een tijdelijke vervanging van het zieke expertise commissie en/of voorzitter Expertisekamer zorgdragen.  

3. Kennisdeling & Vergaderingen

3.1 Vergaderingen van een Expertisecommissie worden in beginsel eenmaal per kwartaal gehouden of zoveel meer als de Voorzitter van de expertisekamer en/of bestuur NRBI noodzakelijk acht.

3.2 De vergaderdata van een Expertisecommissie worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd door de voorzitter van de expertisekamers in samenspraak met het bestuur.

3.3 De vergaderingen van een Expertisecommissie worden gehouden ten kantore van de Stichting, online of op een goed bereikbare vergaderlocatie in Midden-Nederland of middels een online vergadering.  Of net voor en na een ledenbijeenkomst. De Voorzitter van de expertisekamer bepaalt samen met het bestuur NRBI hoe de vergadering plaats vindt online en/of de plaats van de vergadering en vermeldt de wijze van vergaderen in een oproeping.

3.4 De Voorzitter van de expertisekamer stelt voor elke vergadering in overleg met het bestuur van het NRBI de agenda vast.

3.5 Ieder commissie lid van een Expertisecommissie of lid van het NRBI kan aan de Voorzitter van de expertisekamer onderwerpen ter behandeling ter vergadering opgeven. De voorzitter van de expertisekamer en/of bestuur NRBI bepalen de prioriteit.

3.6 Dringende zaken kunnen op verzoek van ieder lid van de Expertisecommissie en met instemming van de Voorzitter, aanstonds worden behandeld, met dien verstande dat over niet-geagendeerde onderwerpen slechts besluiten kunnen worden genomen indien alle  leden ter (online) vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en geen lid zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet.

3.7 Toegang tot de vergaderingen van een Expertisecommissie hebben de leden van des betreffende Expertisecommissie, de Voorzitter en/of bestuursleden van stichting Nederlands Register Bouwkundig Inspecteurs (NRBI), de directeur van het Bureau en de leden van het Bestuur, alsmede degenen die daartoe door de Voorzitter van de Expertisekamer zijn uitgenodigd.

3.8 Een door de voorzitter van de expertisekamer aan te wijzen medewerker en/of lid treedt op als secretaris van een Expertisecommissie en is verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen van de desbetreffende Expertisecommissie.

3.9 Notulen van het verhandelde in een vergadering van een Expertisecommissie worden aan het Bestuur en de voorzitter van de expertisekamer ter kennisneming overlegd.

4. Periodiek verslag en Periodiek overleg

4.1 Iedere Expertisecommissie brengt ten minste eenmaal per jaar, of zo veel vaker als gewenst, een advies verslag uit aan het bestuur en Bestuur NRBI over haar werkzaamheden en  bevindingen en adviezen. In dit verslag wordt aandacht besteed aan gedane voorstellen,  eventuele evaluatie van de Reglementen en overige activiteiten die door de  Expertisecommissie zijn verricht in de voorafgegane periode.  Dit verslag vermeldt voorts de samenstelling van de Expertisecommissie en het aantal bijeenkomsten.

4.2 Een afschrift van dit verslag wordt ook toegestuurd aan het Bestuur NRBI. Het Bestuur  NRBI is bevoegd dit verslag geheel of gedeeltelijk te publiceren, al dan niet door middel  van plaatsing op de website van de Stichting, socialmedia kanalen ofwel op het online web.

4.3 De voorzitter van de expertisekamers hebben een adviserende rol naar het Bestuur van het NRBI. Deze voeren gezamenlijk periodiek online overleg of op een locatie, in dit overleg dient in ieder geval:
a. Diensten en product
b. De inhoudelijke beleidsagenda van het Bestuur NRBI;
c. mogelijke relevante onderwerpen voor de inhoudelijke beleidsagenda van de Bestuur NRBI;
d. Onderwerpen die een expertisekamer (kunnen) overstijgen.
e. Online strategie NRBI

5. Voorstellen van een Expertisecommissie inzake vaststellen of wijzigen van een Reglement.

5.1 Indien een Expertisecommissie een voorstel voor de Bestuur NRBI voorbereid met betrekking tot:
a. de vaststelling of wijziging van een Reglement; of b. het instellen, samenvoegen of opheffen van expertiseKamers, dan wordt daarbij de volgende procedure gevoerd in drie fasen: 
a) Eerste fase/Openbaarmaking: De Expertisekamer publiceert – na goedkeuring door de Voorzitter van de expertisekamer– een concept voorstel van de desbetreffende Expertisecommissie via de website en/of platform van de Stichting ter openbare consultatie. Voorts wordt een conceptvoorstel toegezonden aan de Betrokken Partijen. Gedurende deze openbare terinzagelegging kan iedere belangstellende (en daarmee iedere betrokken partij) daarop schriftelijk reageren.
b) Tweede fase/ Inventarisatie: De ontvangen reacties op een concept-voorstel worden geïnventariseerd door de desbetreffende Expertisecommissie en voorzien van (beknopt) commentaar. Vervolgens verwerkt de desbetreffende Expertisecommissie eventuele wijzigingen in een voorstel dat aan de Bestuur NRBI wordt toegezonden, tezamen met de ontvangen reacties en het (beknopt) commentaar daarop.
c) Derde fase / Besluitvorming: Het voorstel, tezamen met de onder b vermelde stukken, wordt ter besluitvorming geagendeerd in de Bestuur van het NRBI. Elk van de voormelde fasen duurt ten minste 6 (6) weken. De Voorzitter van de Bestuur NRBI bepaalt de duur na overleg met de Voorzitter van de desbetreffende Expertisecommissie(s).

5.2. Het Bestuur NRBI heeft geen amenderingsrecht en kan hierdoor slechts het conceptvoorstel vaststellen dan wel afwijzen. De Voorzitter van de Bestuur NRBI is bevoegd om een voorstel van de Expertisecommissie op te splitsen in verschillende onderdelen, waarna hij deze onderdelen van een voorstel afzonderlijk in stemming kan brengen. Indien de Voorzitter van de Bestuur NRBI een onderdeel van een voorstel niet in stemming brengt, dan wel, indien het voorstel wordt afgewezen, kan de Bestuur NRBI besluiten om voor het desbetreffende onderdeel een gewijzigd voorstel te laten opmaken door de desbetreffende Expertisecommissie, dan wel, bedoeld onderdeel op de inhoudelijke beleidsagenda te plaatsen.

5.3 Indien het betreft een onderwerp dat betrekking heeft op meer Expertisecommissies, dan wel, onderwerpen die een Kamer overstijgen, worden de bevoegdheden van de Expertisecommissies als bedoeld in artikel 5.3 gezamenlijk uitgeoefend.

6. Informatieverschaffing

6.1 Alle stukken die (op grond van dit Protocol) aan leden van een Expertisecommissie worden verschaft (daaronder begrepen de stukken als bedoeld in artikel 3) worden aan elk lid toegestuurd door of namens de Voorzitter. Deze stukken worden toegestuurd aan het e-mailadres dat het lid van de Expertisecommissie voor dit doel heeft opgegeven. Er kan niet op verzoek van een lid stukken per post worden uitgevraagd.

6.2 Alle stukken die aan leden van de Expertisecommissie worden overlegd worden aan elk lid van de Expertisecommissie toegestuurd door of namens de Voorzitter van de expertisekamer. Deze stukken worden toegestuurd naar het e-mailadres dat het lid van de Expertisecommissie voor dit doel heeft opgegeven.  

7. Vertrouwelijkheid en geheimhouding

7.1 Een Register Bouwkundig Inspecteur of marktpartij die lid is van een Expertisecommissie verbindt zich – zowel tijdens de periode dat hij lid is van een Expertisecommissie alsook daarna – om de informatie betreffende het NRBI die aan hem ter beschikking wordt, dan wel, is gesteld in zijn hoedanigheid van lid van een Expertisecommissie, vertrouwelijk te behandelen en heeft een geheimhoudingsplicht en:
a. niet aan derden te verschaffen of mede te delen; b. niet te gebruiken voor enig ander doel dan het uitoefenen van zijn taak als lid van een Expertisecommissie. Vertrouwelijk in voormelde zin zijn in elk geval de beraadslagingen, de stemmingen, onlinestrategie NRBI de niet-openbare vergaderstukken en de informatie die redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd.

7.2 Een lid van een Expertisecommissie onthoudt zich van gedragingen (daaronder begrepen: uitlatingen) die schadelijk kunnen zijn voor de Stichting, haar organen,  de Expertisecommissies en het Tuchtcollege.  Een lid onthoudt zich daarnaast van (publiekelijke) uitlatingen namens zijn Expertisecommissie.

8. Online strategie NRBI

8.1 Transparantie, keuzevrijheid en betrokkenheid staat hoog in het vaandel binnen het NRBI. Zo ook de vindbaarheid en boekbaarheid van de Register Bouwkundig Inspecteurs (leden) Een Register Bouwkundig Inspecteur of marktpartij die lid zijn van een Expertisecommissie gaat akkoord – zowel tijdens de periode dat hij lid is van een Expertisecommissie alsook daarna – dat zijn zichtbaarheid op alle kanalen zoals website, social media of andere online kanalen worden uitgedragen met als doel draagvlak en zichtbaarheid te vergroten naar de markt en aangesloten leden Register Bouwkundig Inspecteurs.
a. Zichtbaarheid en vindbaarheid van leden van de expertisekamers door inrichting / structuur expertisekamers op www.nrbi.nl
b. Profielen, bedrijfsnamen en functies, certificaten worden online door het bestuur gedeeld met als doel draagvlak vanuit de leden en draagvlak vanuit de markt.
c. Online profielen en uitingen van commissie leden en voorzitters van expertisekamers na uittreding kunnen vaak niet verwijderd worden op het web. De expertisecommissie leden en voorzitters van de kamers kunnen en mogen eisen aan het bestuur NRBI na aftreden om alleen hun onlineprofielen op www.nrbi.nl te verwijderen.
d. Online profielen en uitingen die op www.nrbi.nl staan die direct te maken hebben met leden en of voorzitter zullen na aftreden alleen verwijderd worden. Niet de in gewaardeerde content op het web of gedeelde content op andere online kanalen.
e. Uitingen en/of besluitvormingen delen online mogen niet uitgevoerd worden door leden van de expertisecommissie en of voorzitter van de expertisekamers. Uitingen en/of besluitvormingen online mogen alleen gedeeld worden door het bestuur NRBI en/of door een aangesteld persoon door het bestuur NRBI worden uitgevoerd.
f. Het bestuur NRBI behoudt zich het recht om al dan niet online content over het lid, leden en/of voorzitter van de expertisekamers te plaatsen, aanpassen of geheel te verwijderen.
g. Geheimhouding: Register Bouwkundig Inspecteurs (leden), Voorzitter van de expertisekamers of een lid vanuit de markt hebben een geheimhoudingsplicht inzake de online strategie NRBI.

9. Diversen

9.1 Aanvaarding door leden van een Expertisecommissie. Ieder die tot lid van een Expertisecommissie wordt benoemd, wordt geacht bij aanvaarding van de functie de inhoud van dit Protocol te aanvaarden en daarmee in te stemmen, en verbindt zich jegens de Stichting de bepalingen van dit Protocol te zullen naleven.

9.2.A Wijziging. Dit Protocol kan door het Bestuur worden gewijzigd na verkregen advies van de raad en/of voorzitters van de expertisekamers.
9.2.B Interpretatie. In geval van onduidelijkheid of verschil van mening over de betekenis van enige bepaling uit dit Protocol is het oordeel van het Bestuur NRBI daaromtrent beslissend.

9.3 Toepasselijk recht en jurisdictie. Dit Protocol wordt beheerst door Nederlands recht en scheidsgerecht. De Nederlandse rechter en/of aangestelde arbiter door het bestuur NRBI (scheidsgerecht) is exclusief bevoegd om geschillen als gevolg van of in verband met dit reglement (inclusief geschillen omtrent het bestaan, de geldigheid of de beëindiging van dit Protocol) te beslechten.

9.4 Partiële nietigheid. Indien één of meer bepalingen van dit Protocol ongeldig zijn of worden, tast dit de geldigheid van de overblijvende bepalingen niet aan.